Primeros pasos con Wazzy
Qué necesita tener preparada tu clínica antes de activar Wazzy y qué ocurre durante cada fase de la puesta en marcha.
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La puesta en marcha de Wazzy se realiza de forma guiada y no requiere conocimientos técnicos por parte del equipo de la clínica.
Antes de empezar, necesitaremos configurar tres elementos principales: WhatsApp, la información de tu clínica y la agenda. Después, Wazzy podrá comenzar a atender pacientes mientras tu equipo supervisa la actividad desde el Panel de recepción.
¿Qué necesitas tener preparado?
No es necesario tener toda la información organizada en un documento específico. Durante la puesta en marcha se recopilan y configuran los datos que Wazzy necesita para trabajar correctamente.
Es recomendable tener localizable esta información:
- Número de WhatsApp Business de la clínica.
- Horarios de apertura y datos de contacto.
- Servicios y tratamientos.
- Profesionales y qué servicios realiza cada uno.
- Duración aproximada de cada tipo de cita.
- Horarios y disponibilidad de los profesionales.
- Gabinetes o salas, si afectan a la disponibilidad.
- Precios que quieras comunicar a los pacientes.
- Seguros, financiación y métodos de pago, cuando corresponda.
- Preguntas frecuentes que suele recibir recepción.
- Reglas especiales para reservar, modificar o cancelar citas.
Toda esta información podrá revisarse y actualizarse posteriormente desde Wazzy.
1. Conexión de WhatsApp
El primer paso es conectar Wazzy con WhatsApp Business Platform, la infraestructura oficial de Meta para empresas.
Cuando la configuración del número lo permite, la clínica puede seguir utilizando su número habitual de WhatsApp Business, sin tener que comunicar un número nuevo a sus pacientes.
Wazzy puede utilizar la modalidad de coexistencia de WhatsApp para que el equipo continúe trabajando con la aplicación de WhatsApp Business mientras el asistente funciona en paralelo.
Durante esta fase se realiza la configuración técnica necesaria para que Wazzy pueda recibir y responder conversaciones desde el número de la clínica.
2. Configuración de la clínica y la base de conocimiento
A continuación configuramos la información que Wazzy utilizará para responder a los pacientes.
La base de conocimiento puede incluir, entre otros datos:
- Horarios.
- Ubicación.
- Servicios y tratamientos.
- Precios.
- Profesionales.
- Seguros y mutuas.
- Financiación.
- Métodos de pago.
- Preguntas frecuentes.
La clínica mantiene el control sobre esta información.
Si un paciente pregunta algo para lo que Wazzy no dispone de información suficiente, el asistente no debe inventar una respuesta. Puede pedir más contexto o derivar la conversación al equipo.
3. Configuración de profesionales, servicios y agenda
Después configuramos cómo funciona la agenda de la clínica.
Para cada servicio pueden definirse elementos como:
- Duración.
- Profesionales que pueden realizarlo.
- Horarios disponibles.
- Condiciones de reserva.
- Antelación necesaria.
- Gabinetes o salas necesarios.
Wazzy utiliza esta configuración para consultar disponibilidad y ofrecer únicamente citas compatibles con las reglas de la clínica.
Por ejemplo, si un tratamiento necesita al mismo tiempo un profesional y un gabinete concreto, Wazzy puede tener en cuenta la disponibilidad de ambos antes de reservar.
La agenda propia de Wazzy es la fuente principal para gestionar las citas. Si la clínica utiliza Google Calendar, puede conectarse como integración complementaria.
4. Configuración del Panel de recepción
El Panel de recepción es el espacio desde el que el equipo trabaja junto a Wazzy.
Desde él pueden consultarse y gestionarse:
- Conversaciones.
- Pacientes.
- Agenda y citas.
- Profesionales.
- Actividad.
- Base de conocimiento.
- Analítica operativa.
El equipo también puede supervisar las conversaciones que Wazzy está atendiendo y tomar el control cuando considere que una persona debe intervenir.
Wazzy no sustituye completamente a recepción: automatiza determinadas tareas y deriva al equipo cuando necesita ayuda o criterio humano.
5. Pruebas antes de la activación
Antes de empezar a trabajar con pacientes reales conviene comprobar los principales escenarios de la clínica.
Por ejemplo:
- Reservar una cita.
- Cambiar una cita.
- Cancelar una cita.
- Preguntar por un tratamiento.
- Consultar un precio.
- Pedir cita con un profesional concreto.
- Escribir sin saber qué servicio reservar.
- Realizar una consulta que Wazzy deba derivar al equipo.
Estas pruebas permiten comprobar que los servicios, horarios, reglas e información de la clínica están correctamente configurados.
6. Activación de Wazzy
Una vez terminada la configuración, Wazzy puede comenzar a atender conversaciones reales.
Desde ese momento, el asistente puede responder consultas, utilizar la información de la clínica, consultar disponibilidad y gestionar citas según las funciones y reglas activadas.
El equipo puede seguir toda la actividad desde el Panel de recepción e intervenir en cualquier conversación cuando lo necesite.
7. Ajustes después de la puesta en marcha
La configuración inicial no tiene por qué ser definitiva.
A medida que Wazzy empieza a recibir conversaciones reales pueden aparecer nuevas preguntas de pacientes, situaciones que no se habían previsto o información que conviene completar.
La clínica puede ir actualizando su base de conocimiento, servicios y reglas para adaptar Wazzy cada vez mejor a su forma de trabajar.
Wazzy también puede ayudar a detectar preguntas que no ha podido resolver o información que falta en la base de conocimiento para que el equipo pueda revisarla.
¿Hay que activar todas las funciones desde el principio?
No.
La clínica puede empezar utilizando el núcleo de Wazzy (Asistente en WhatsApp, Panel de recepción y agenda) y añadir posteriormente otras funciones según sus necesidades.
Entre las funciones extra disponibles se encuentran:
El CRM médico también puede añadirse de forma opcional para clínicas que necesitan gestionar información clínica, documentos, imágenes, consentimientos u otros datos asistenciales.
¿Cuánto tarda la puesta en marcha?
El tiempo necesario depende de la complejidad de cada clínica: número de profesionales, servicios, horarios, reglas de agenda y cantidad de información que haya que configurar.
Una clínica con una operativa sencilla requerirá menos configuración que un centro con muchos profesionales, tratamientos y recursos.
Lo importante es que, antes de activar Wazzy con pacientes reales, la información y las reglas principales estén correctamente configuradas.
Resumen
La puesta en marcha de Wazzy consiste en conectar WhatsApp, configurar la información de la clínica, preparar la agenda y comprobar que los principales escenarios funcionan correctamente.
Después de la activación, el equipo continúa teniendo el control desde el Panel de recepción y puede ajustar Wazzy a medida que aparecen nuevas necesidades.